Gérer efficacement sa boîte mail

Rappel des notions de base

Les champs À, Cc et Cci

Dans un mail, les 3 champs disponibles À, Cc et Cci indiquent les destinataires de vos messages :

• À : concerne les destinataires principaux ou prioritaires. Chaque personne verra les adresses de tous les autres

• Cc : signifie Copie Conforme. A titre d’information, ces destinataires recevront également le mail. Chacun pourra voir les adresses des autres, y compris ceux dont l’adresse figure dans le champ À.
  

• Cci : signifie Copie Conforme Invisible. À utiliser si l’on ne souhaite pas que les destinataires de l’e-mail puissent connaître l’identité et l’adresse des autres.

Répondre, Répondre à tous et Transférer

Dans la vue du courrier, vous pourrez choisir de Répondre, Répondre à tous ou Transférer :

• En cliquant sur Répondre, vous répondez uniquement à l’expéditeur.

• Répondre à tous pour répondre à l’expéditeur et aux contacts en À ou Cc.

• Le bouton Transférer envoie une copie de l’e-mail à d’autres destinataires avec les pièces jointes.

Rédigez vos objets à l’aide de mots-clés

Au moment de rédiger l’objet de votre message, veillez à choisir des termes pour retrouver rapidement ce message et assurer votre identité à votre destinataire. Par exemple, Objet : Curriculum Vitae de Mme Solidarité.

Organiser sa boîte mail

Triez vos mails régulièrement

• Étiquetez les mails les plus urgents

• Créez un classement par dossier

• Téléchargez les pièces jointes à conserver. Enregistrez-les sur votre ordinateur ou le cloud
  

• Désabonnez-vous des newsletters qui ne vous concernent pas (lien présent en bas de page)

• Marquez comme spam les courriers indésirables

Créer des dossiers

Créez des dossiers pour trier vos mails et faciliter la recherche.

Par exemple :

• Urgent

• Dossier Caf

• Impôts

• Etc.

Les filtres

Appliquez un filtre, pour ranger automatiquement certains messages (comme des newsletters) dans un dossier, un libellé (ou « label ») spécifique, à consulter plus tard :

• Sur Outlook

• Sur Gmail

Quelques bonnes pratiques

Programmez des réponses automatiques

Que vous soyez en vacances ou non disponible pour une période importante : une notification automatique d’absence informe vos contacts par mail de votre absence. Si nécessaire, pensez à indiquer une personne à contacter en cas d’urgence :

• Sur Outlook

• Sur Gmail

Ne laissez pas les notifications interrompre votre travail

Prévoyez la lecture de vos mails de façon périodique, par exemple, le matin, avant et après la pause déjeuner puis une ou deux heures avant de finir votre journée de travail.

Après votre journée de travail terminée, désactivez systématiquement les notifications qu’elles soient sonores ou visuelles dans les paramètres de l’application de votre téléphone (Android et iPhone).

Séparez vie personnelle et professionnelle

Créez plusieurs mails :

• Personnel et un autre pour votre vie professionnelle
• Temporaire pour ne pas polluer votre adresse principale lors d’inscription sur des sites non importants

Faites le ménage régulièrement 

• Supprimez les anciens mails sans importance
• Supprimez les spams
• Videz la corbeille

L’envoi et la réception ainsi que le stockage des mails inutiles consomment beaucoup d’énergie.

En gérant efficacement votre boîte mail, vous ferez un geste pour la planète.

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